Schreibbüro gründen – Mehr als nur ein Gewerbeschein

Selbstständig mit einem Schreibservice – bin ich bereit dafür?

Was du unbedingt wissen solltest, bevor du ein Schreibbüro gründest

Berufliche Qualifikation, Datenschutz, Versicherungen und rechtliche Fallstricke – kombiniert mit praxisnahen Hinweisen aus dem Berufsalltag: Dieser Leitfaden richtet sich an Menschen, die ihr Handwerk kennen und wissen, dass Sorgfalt und Verlässlichkeit keine netten Extras sind, sondern professionelle Voraussetzungen.

Ein Schreibbüro zu führen heißt weit mehr, als Diktate, Protokolle und Interviews in Textform zu bringen. Es bedeutet unternehmerisch zu denken, Datenschutz ernst zu nehmen, Verträge interpretieren zu können, angemessene Preise zu kalkulieren – und den Alltag verantwortungsvoll zu organisieren.

Besonders vorteilhaft ist es, wenn du bereits einen der folgenden Berufe ausübst:

• Kaufmann/-frau für Büromanagement | Industriekaufmann/-frau | Bankkauffrau/-mann | Verwaltungsfachangestellte/-r | Justizfachangestellte/- | Rechtsanwaltsfachangestellte/-r | Medizinische Fachangestellte/-r | Kaufmann/-frau im Gesundheitswesen | Sekretärin oder Assistenz der Geschäftsleitung | Fremdsprachenkorrespondentin | Notarfachangestellte/-r | Technische Assistent*innen im Bereich Dokumentation | Verwaltungsmitarbeitende

Typische Erfahrungen und Kompetenzen, die du je nach Ausgangsberuf mitbringen solltest:

• Fehlerfreies Schreiben und sorgfältiges Bearbeiten von Texten
• Englische Korrespondenz
• Erfahrung in Dokumentation, Datenschutz und Diktatbearbeitung
• Erstellung formal korrekter Schriftsätze
• Perfekter Umgang mit Textverarbeitung
• Strukturierte Organisation von Abläufen und Terminen
• Optimierung von Büroprozessen und Ordnungsliebe
• Wirtschaftliches Denken, Kalkulation und eigenständiges Arbeiten
• Souveräne Kommunikation, Zusammenarbeit und Compliance
• Anwendung von Fachterminologie und internationale Kommunikation
• Umgang mit vertraulichen Informationen
• Praktische Erfahrung und entsprechende Weiterbildung

Dieser Leitfaden liefert einen realistischen Überblick über die Selbstständigkeit im Schreibwesen.

Kein Platz ist für jene, die:

• glauben, »Tippen kann ja jeder«,
• Selbstständigkeit für Freizeit halten,
• eine glänzende Webseite über korrekte Texte stellen,
• sich vor Verträgen, kalkulierten Preisen oder klarer Kommunikation drücken

Warum das wichtig ist

Ein Schreibbüro ist kein Hobbyprojekt, sondern ein professionelles Angebot mit zwingenden Anforderungen. Wer ohne realistisches Fundament startet, riskiert nicht nur die Selbstständigkeit, sondern oft auch die eigene Glaubwürdigkeit – und das kann teuer werden.

Erste Gedanken: Warum ein Schreibbüro gründen?

Sei ehrlich zu dir selbst

Bevor du deinen Laptop aufklappst und voller Vorfreude dem Finanzamt den Gewerbeschein entgegenwedelst, stelle dir bitte ein paar ehrliche Fragen – ganz für dich allein – und beantworte sie. Das reicht völlig.

• Warum will ich mich selbstständig machen? Freiheit? Geld? Temporär ein oder zwei Jahre? Oder nur, weil mich zu viel »Höhle der Löwen« 🦁 inspiriert hat?
• Habe ich wirklich genug Know-how – oder habe ich nur einen Crashkurs zum Thema »Selbstständigkeit mit einem Schreibbüro« auf YouTube gesehen?
• Will ich das Schreibbüro hauptberuflich rocken – oder mich zunächst nebenberuflich in Sicherheit wiegen, bis auf den Fingerkuppen vom vielen Tippen »Hornhaut blüht«? Zur Einordnung: Wir reden hier von Arbeit – nicht von Gitarrenromantik nach Büroschluss.
• Welche Qualifikationen bringe ich mit – außer dem legendären 10-Finger-Getippse aus der achten Klasse?
• Wie fit bin ich wirklich im Umgang mit Software – egal, ob bei der Installation oder im Alltag?
• Verfüge ich über genügend technisches Verständnis, um kleinere Software-Pannen selbst zu beheben – ohne in digitaler Verzweiflung gleich einen neuen Laptop zu bestellen, als läge der Fehler im Gehäuse?
• Was muss ich tun, wenn das Internet wegen eines lokalen Fehlers ausfällt? Kenne ich mich mit der Netzwerkproblembehandlung aus?
• Kann ich z. B. ad hoc Serienbriefe in Word erstellen, oder muss ich mich erst stundenlang in diese Materie einarbeiten?
• Weiß ich, wie ich Drucker- und Scannerprobleme löse?
• Oder schreie ich bei jedem Fitzelchen sofort nach kostenpflichtiger Computerhilfe, weil Kollegen keine Option mehr sind und die IT-Abteilung nicht mehr greifbar ist?

Frei, aber einsam?

Die bittersüße Wahrheit über Selbstständigkeit

• Bist du wirklich bereit, ganz allein auf eigenen Beinen zu stehen – Tag für Tag, manchmal auch nachts?
• Keine Kollegen, die dir kurz den verspannten Rücken stärken oder über deine Entwürfe schauen.
• Kein Chef, der im Zweifel Verantwortung mitträgt – alles liegt bei dir. In der Selbstständigkeit bist du nicht mehr nur die Tippse oder der Azubi mit Anleitung, sondern Chef, Buchhalter, Sekretär, IT-Notdienst und Expressbote in Personalunion. Und das ab Tag 1.
• Fortbildung? Nur wenn du sie selbst suchst, buchst und bezahlst.
• Urlaub? Nur wenn du ihn dir selbst erlaubst – und kein Cent fließt, wenn du nicht arbeitest.
• Und ja: Auch keine Kaffeeküche mit Keksen und einem kurzen, menschlichen Gespräch zwischendurch.

💔 Die bittersüße Wahrheit: Früher standen sie neben dir und umarmten dich. Heute grüßen dich manche ehemalige Kollegen und Freunde nur noch neidvoll aus der Ferne – oder ignorieren dich komplett. Selbstständigkeit kann nicht nur Karrieren, sondern auch Freundschaften entzweireißen.

Sprachverarbeitung & KI machen keine Pause

Warum »Ich kann tippen« nicht mehr reicht

Vergiss nicht: KI-Systeme, automatische Sprachverarbeitungssoftware und spezielle Transkriptionsprogramme werden immer besser – auch wenn sie Dialekte, Akzente und den »Favorite Slogan«  des Gutachters oder Unternehmensberaters noch nicht ganz perfekt verstehen.

Sie schlafen nicht – im Gegenteil: Sie sind 24/7 im Einsatz.

✦ Dein Fachwissen schlägt jede Software. Noch.
»Ich kann gut tippen« ist passé – mehr als die SMS-Liga liegt nicht drin.

Schreibbüro einrichten: Klares Konzept oder Küche?!

Ohne festen Arbeitsplatz kein klarer Kopf – dein Schreibbüro verdient mehr als den Klapptisch

Der Klapptisch neben der Spülmaschine ist ein absolutes Tabu. Ein Schreibbüro verdient einen ruhigen, abschließbaren Raum mit einem echten Wohlfühl-Arbeitsplatz – ein konzentrationsförderndes und helles Arbeitsumfeld ist hier Pflicht, nicht Luxus. Investiere in ergonomische Möbel und in einen guten Bürostuhl, deine Knochen und dein Gesäß werden es dir danken.

✦ Und nein: Home-Office ist kein Synonym für Kaffee, Couch und Jogginghose am Küchentisch. 

Keine private Nutzung des PCs

Netflix bleibt aus: Dein Arbeits-PC ist kein Familien🤡zirkus

Im Home-Office ist dein Arbeitsrechner kein Familiengerät – der gehört nur dir.

Wer am Schreibtisch Geld verdienen will, ist auf Disziplin und Konzentration angewiesen – und zwar nicht nur bei sich selbst.

Der PC ist dein wichtigstes Werkzeug – nicht Papas Netflix-Maschine, Mamas Einkaufshilfe, der Minecraft-Server der Kinder oder die Dating-App deiner besten Freundin – mit dem charmanten Nebensatz: »Ich hab nur kurz gechattet« und anschließend 37 neuen Toolbars, die selbst dein Antivirenprogramm überfordern.

✦ Lass keine fremden Finger an deinen PC!
Klare Regel: beruflich bleibt beruflich.
Datenschutz, IT-Sicherheit und deine Glaubwürdigkeit sagen danke.

Wohnung & Schreibbüro

Erst reden, dann tippen

• Mietwohnung im Mehrfamilienhaus: Vermieter und Hausverwaltung informieren – Überraschungen sind hier eher unpraktisch.
• Eigentumswohnung in einer WEG: Auch hier spricht man besser vorher mit der Verwaltung.
• Haus zur Miete (Ein- oder Zweifamilienhaus): Einfach freundlich beim Vermieter anklingeln und sagen: »Ich schreibe jetzt für Geld«.
• Das Anbringen eines Firmenschilds an der Gebäudefassade oder an der Wohnungseingangstür sollte ebenfalls mitgeteilt werden.

Aufgrund der aktuellen wirtschaftlichen Lage:

Von der Anmietung separater Büroflächen vorerst besser absehen

Gerade in unsicheren Zeiten lohnt es sich, flexibel zu bleiben und die Ausgaben genau im Auge zu behalten. Ein separat angemietetes Büro bedeutet monatliche Fixkosten und variable Nebenkosten, die schnell zur finanziellen »Qual« werden können. Stattdessen empfehle ich dir, vorerst auf Home-Office – in Megacitys eventuell wechselnde Coworking-Spaces zu setzen. So kannst du Kosten sparen, bis die wirtschaftliche Situation wieder stabiler ist. (Stand: Juli 2025)

→ Die vorangehende Äußerung reflektiert ausschließlich meine persönliche Meinung und stellt keine rechtliche Beratung oder verbindliche Empfehlung dar.

Apropos: Gewerbestrom fließt auch im Homeoffice nicht kostenlos

Homeoffice heißt nicht, dass der Strom kostenlos aus der Steckdose sprudelt. Gewerbestrom gibt's leider nicht zum Nulltarif – aber keine Sorge, der zuständige Stromberater erklärt dir gern, wie's wirklich läuft.

Ein erfolgreiches Schreibbüro braucht mehr als Text:

Anschaffungskosten – was wirklich auf dich zukommt (ob du willst oder nicht)

Bevor du die Gewerbeanmeldung unterschreibst und schon vom großen ersten Auftrag träumst, musst du wissen: Es lauern einige Investitionen, die du nicht ignorieren kannst. Manche davon wirken auf den ersten Blick optional, sind aber in der Praxis unverzichtbar und Pflicht, wenn du nicht als Amateur dastehen willst.

Software-Overkill? Diese Programme sollte ein Schreibbüro haben:

• Office-Paket – Mindestens Word, Excel und PowerPoint gehören dazu. Für komplexere Anforderungen lohnt sich ein größeres Paket mit mehr Tools.
• Lizenzierte Software – inklusive regelmäßiger Update-Kosten (Sicherheit geht vor).
• PDF-Tool – für alles, was Kunden dir als »nur kurz im PDF« schicken.
• OCR-Programm (Texterkennung), falls dir mal wieder jemand ein verschwommenes PDF mit 80 Seiten schickt und »nur schnell digitalisiert« haben möchte.
• Bildbearbeitungsprogramm – für Grafiken, Screenshots oder Layout-Korrekturen.
• Buchhaltungsprogramm (Lizenz) – oder gleich einen Steuerberater einplanen, wenn du bei »EÜR« nur an die Band aus den 90ern denkst.
• FTP-Software (zum Übertragen von Dateien über das Internet) – für den direkten Dateitransfer zwischendurch, wenn du nicht alles der Cloud anvertrauen willst (ja, manchmal ist Misstrauen gesund).
• Open-Source-Programme sind oft kostenlos – klingt verlockend, nicht wahr?
  
  Aber Vorsicht: Viele dieser Tools könnten nicht nur Vorteile bringen, sondern auch Probleme verursachen.
  Nach der Installation verstecken Dateien sich häufig nicht nur in einem einzigen Ordner auf deiner Festplatte, sondern bohren sich wie »Wühlmäuse« tief in die Registry – das Kontrollzentrum deines PCs. Einfach deinstallieren? Fehlanzeige! Hast du technisches Geschick, um solche Programme vollständig wieder zu entfernen? – Oft bleibt nur die komplette Neuinstallation. Andernfalls kleben einzelne Restdateien hartnäckig im System fest wie Kaugummi an deinen Sneakern.
  
  ✦ Erst informieren, dann installieren – bevor dein Rechner zum verseuchten Open-Source-Spielplatz wird.

Technik, Tools & Toner

Was du an Hardware wirklich brauchst (leider teuer)

• Neuer Desktop-PC oder Laptop mit aktuellem Betriebssystem (z. B. Windows 11)
• Ergonomische Tastatur und Maus – deine Handgelenke werden es dir danken
• Hochwertiges Headset (eventuell auch ein separates Mikrofon)
• Drucker & Scanner – leider kein Anachronismus. Für Entwurfskonzepte, und manche Kunden bestehen auf Papier. Dein Drucker lebt vom Toner, der ganz schön ins Geld geht.
• Ein gewerblich nutzendes Smartphone.

Cloud? Ja. Chaos? Nein.

Datenschutz ist Pflicht, keine Kür

Cloud-Speicher & Backups – billig ist nicht gleich sicher.
Wenn du sensible Kundendaten speicherst, musst du wissen, was, wo und wie du sie sicherst.

• GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff): Deine Daten müssen vollständig, nachvollziehbar, unveränderbar und ordnungsgemäß archiviert sein – inklusive einstellbarer Archivierungsfristen.
• DSGVO (Datenschutzgrundverordnung): Deine Auftraggeber möchten sicher nicht, dass ihre getippten Gutachten oder Statistiken auf windigen Servern in Übersee landen.

✦ Cloud – ja. Aber mit Verstand, Verschlüsselung und idealerweise mit Serverstandort in Deutschland.

Online-Präsenz deines Schreibbüros

Eine bunte Website allein reicht selten aus

Eine Website ist Pflicht – Aufträge garantiert sie nicht. Baukasten-Projekte mit »Baugerüst-Optik«? Lieber nicht. Deine Seite muss gepflegt, gewartet und auf einem sicheren Server – am besten in Deutschland – gehostet sein. Wenn du selbst Hand anlegst, sparst du zwar Kosten, doch nur, wenn du wirklich verstehst, was Begriffe wie Metabeschreibung, SEO und SSL-Zertifikate bedeuten.

Werbeplattformen – nicht jede bringt Aufträge

Es gibt unzählige Plattformen: manche kostenlos, manche kostenpflichtig. Doch Vorsicht: Nicht jede liefert echte Aufträge. Prüfe vorher gründlich, ob die Plattform wirklich Kundenkontakte und Aufträge bringt – oder nur hübsch klingende Versprechen verkauft.

Kein Copy&Paste fremder Homepageinhalte

Andere Seiten oder Passagen davon blind zu kopieren und die Texte als deine eigenen auszugeben? Das schreit nach Ideenlosigkeit. Formuliere deine eigenen Texte – ja, es kostet Zeit, aber alles andere ist durchschaubar und zerstört dein Image.

Dein neues Business will abgesichert und strukturiert sein

Ja, bitte unbedingt professionell beraten lassen. Und zwar noch bevor du die Gewerbeanmeldung unterschreibst. Vor dem offiziellen Start lohnt sich ein ehrlicher Reality-Check:

Rücklagen ansammeln – schon vor der Gründung

Zur Überbrückung unvermeidlicher Durststrecken, etwa bei Krankheit, Auftragsflauten oder anderen unvorhergesehenen Ereignissen, ist ein finanzielles Polster unverzichtbar. Wenn dein Konto schnell ins Wanken gerät: Sprich frühzeitig mit deiner Hausbank – bevor der Saldo Salsa tanzt und die roten Zahlen übernehmen.

Versicherungen für dein Schreibbüro

Neben den Klassikern wie Krankenversicherung, Rentenversicherung und Berufsunfähigkeitsversicherung gibt es weitere Policen, die für dich als Selbstständigen sinnvoll sein könnten:

• Betriebshaftpflicht
• Vermögensschadenhaftpflicht
• Gewerbliche Rechtsschutzversicherung
• Versicherung bei der Berufsgenossenschaft

Vorabberatung? Unbedingt.
Welche Versicherungen du tatsächlich abschließen solltest, hängt von deinem Angebot, deiner Zielgruppe und deiner Risikobereitschaft ab. Lass dich deshalb unbedingt frühzeitig von Profis beraten – bevor dir später der Kopf qualmt. Such dir deine Versicherungs- und Bankberater gezielt aus, und frage in deinem Netzwerk nach echten Experten. Manche Beratungen sind kostenlos, andere kosten dich eine Stange Geld. Denn: Erst wenn das Wesentliche fehlt, merkst du, wie unverzichtbar die Versicherung war.

Deine ersten vier »Buddies« auf dem Weg zum eigenen Schreibbüro

Bevor du dich offiziell ins »Abenteuer Selbstständigkeit« stürzt, solltest du diese vier Buddies kennen; ohne sie läuft nichts. Ihre Bürokratie wartet schon mit »Stift & Formularen«. Sie begleiten dich vom Start bis in den Alltag deines Business und werden dich entweder stillschweigend tolerieren – oder dich umso genauer unter die Lupe nehmen. Mach dich mit diesen Buddies vertraut – sie werden dich schneller finden, als dir angenehm ist.

📝 Die Gewerbeanmeldung – dein offizieller Türöffner

Mehr als nur ein Spaziergang zum Amt

Bevor du auch nur einen Cent verdienst oder dem Finanzamt zuwinkst, fordert sie deine Aufmerksamkeit ein: die Gewerbeanmeldung. Klingt trocken, ist aber dein offizieller Startschuss. Und der kostet – meist zwischen 20 und 50 Euro. Kein Wucher, aber ein ernstzunehmender Schritt.

✦ Das Formular zur Gewerbeanmeldung ist kein »Kritzelblock«. Angaben wie »Computerzeug« oder »Texte & so« bringen dich keinen Schritt weiter. Hier ist deine klare Kante gefragt: Nenne präzise und konkret, welche Leistungen dein Schreibbüro künftig anbieten wird. Wer hier schwammig bleibt, lädt sich später nur unnötigen Ärger ein.

Ein weiterer Punkt: Je nachdem, in welchem Bundesland du dein Gewerbe anmeldest, können unterschiedliche Anforderungen und Abläufe gelten. Deshalb lohnt es sich wirklich, sich vorher gut beraten zu lassen – zum Beispiel bei der IHK, einem Gründerzentrum oder einer Fachstelle. So vermeidest du unnötigen Ärger und bist von Anfang an auf der sicheren Seite.

Nach dem Gang zum Amt bekommst du deine Bestätigung – und die nächsten Buddies (wie das Finanzamt) stehen schon in der Warteschlange.

👍  Die Gewerbeanmeldung ist kein Hexenwerk. Sie ist dein offizieller »Ich-mach-das-jetzt«-Moment. Und je besser du vorbereitet bist, desto entspannter läuft's. Klar im Kopf, klar im Text – und das Formular wird zur Formsache.

🔍 Das Finanzamt: Des Schreibbüros »Schatten« – und Mitleser

Sobald du selbstständig bist, interessiert sich jemand ganz besonders für dein Business: das Finanzamt. Freundlich? Kommt drauf an. Neugierig? Definitiv.

»Weiß ich noch nicht« gilt hier nicht – schon vor deiner Anmeldung will das Finanzamt wissen, wie du dein Geld verdienen willst und wie viel du (vermutlich) abdrückst. Also: Rechne einmal grob durch, was realistisch ist. Sonst gibt's später unangenehme Briefe mit Zahlen, die dir die Farbe aus dem Gesicht ziehen.

✦ Das Finanzamt begeistert sich für Zahlen. Und Deadlines. Also besser gleich sauber starten, als später zwischen Mahnungen und Steuerbescheiden den Überblick zu verlieren.

💼 Steuerberater oder Steuerdrama?

Steuern, Umsatzsteuervoranmeldung, EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung, eine vereinfachte Gewinnermittlung, bei der Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt werden) und die Frage, wie du Software korrekt absetzt – klingt nach Kopfschmerzen.

Du hast die Wahl: Du kannst deine Steuererklärung selbst machen – mit Disziplin und etwas Struktur klappt das. Oder du gönnst dir jemanden, der das für dich regelt. Ein Steuerberater kostet zwar, aber er spart dir Zeit, Nerven und manchmal auch richtig viel Geld.

Jedoch keine Buchhaltung wird dich irgendwann mehr kosten.
Ein guter Steuerberater ist mehr als nur eine Ausgabe – er ist deine Versicherung gegen steuerliche Fehler, Finanzamt-Frust und schlaflose Nächte vor dem 10. des Monats (oder Quartalsende). Und nein: Belege im Schuhkarton oder im Wäschekorb sind keine Buchführungsmethode.

🏛️ Die IHK – Willkommen im Club (ob du willst oder nicht)

Mitglied »kraft« Gewerbeanmeldung – oder: Eine gesetzlich verordnete Geschäftsbeziehung mit Bildungsauftrag – und Pflichtbeitrag

Du musst kein Formular unterschreiben, kein Häkchen setzen, nicht mal zustimmen – und doch bist du dabei.
Automatisch. Verbindlich. Ganz ohne Willensbekundung.

Denn kaum hast du dein Gewerbe beim Amt für öffentliche Ordnung (je nach Bundesland unterschiedlich geregelt) angemeldet, weiß es auch schon die IHK. Warum? Ganz einfach: Sie nimmt automatisch ihren Platz im Verteiler deiner Anmeldung ein.
Das Finanzamt liefert stante pede seine Meldungen hinterher – du lehnst dich entspannt zurück, bis die erste Mitgliedsbeitragsrechnung wie ein Fehleinwurf im Briefkasten einschlägt.

Was du bekommst:
Ein schillerndes IHK-Hochglanzmagazin (für Mitglieder i.d.R. kostenfrei) mit Insights, Imagepflege und Werbeanzeigen.
Zugang zu Beratung, Coachings, Weiterbildungs-Tools, Events & Co.

Was du gibst:
Dein Pflichtbeitrag richtet sich zunächst nach der Einkommensprognose (später nach deinem tatsächlichen Einkommen) und der Unternehmensform. Und nein, das ist kein Posten, den man einfach übersehen kann.

Die IHK bietet kein Abo zum Kündigen –
der Mitgliedsbeitrag ist eher ein Dauerauftrag, dem du dich nicht entziehen kannst. Nimm sie ernst. Einige ihrer Angebote könnten dir gerade beim Start in die Selbstständigkeit tatsächlich weiterhelfen.

Ein Gewerbeschein allein reicht nicht aus

Schreibbüro braucht Plan, Power und Praxis

Viele glauben, ein Gewerbeschein in der Tasche und ein funktionierender Laptop samt Headset auf dem Schreibtisch reichen aus, um sich »Unternehmer« nennen zu dürfen. Falsch gedacht. Wer wirklich ein Business aufbauen will, benötigt mehr: Fachwissen, Erfahrung und eine ordentliche Portion Ehrgeiz sind unerlässlich.

Unternehmer sein heißt: Beine in die Hand nehmen, Kunden aktiv ansprechen, Netzwerke aufbauen, Leistungen sichtbar machen. Auf Aufträge warten? Funktioniert vielleicht im Fairytale – im echten Leben heißt das, Kapitulieren in Raten. In der Welt der Schreibbüros und Transkriptionsdienste wartet niemand auf dich – außer vielleicht dein Kaffeebecher.

Und nein: Eine solide Ausbildung im kaufmännischen, juristischen oder medizinischen Bereich ist keine nette Zugabe, sondern deine Basis.
Auch Quereinsteiger müssen liefern: durch Praxiserfahrung, Fortbildungen, Qualität. Fehlt dir all das, wirst du im Schreibbüro-Dschungel weder überleben noch wachsen.

✦ Der Gewerbeschein ist der Startschuss – nicht das Ziel. Wer weiterkommen will, muss mehr mitbringen als Technik und Träume.

Scheinselbstständigkeit – offiziell selbstständig, aber wie ein Angestellter arbeitend

Wenn du nur für einen einzigen Auftraggeber arbeitest, seine Vorgaben befolgst, zu festen Zeiten »lieferst« und dich auch noch kontrollieren lässt wie ein interner Mitarbeiter, dann hilft dir auch das schönste »Ich-bin-selbstständig«-Schild am Briefkasten nichts. Juristisch bist du in diesem Fall vielleicht genau das Gegenteil – ein Arbeitnehmer ohne Schutz.

Und das bleibt nicht unentdeckt: Das Sozialgesetzbuch (genauer § 7 SGB IV) sieht ganz genau hin – und mit ihm das Finanzamt und die Rentenversicherung.

Die Folgen
Wird deine Tätigkeit als Scheinselbstständigkeit eingestuft, wird’s teuer: Du und dein Auftraggeber müsstet Sozialversicherungsbeiträge für die letzten Jahre nachzahlen – oft in vier- bis fünfstelliger Höhe. Außerdem drohen Nachzahlungen von Steuern, Bußgelder und Ärger mit der Rentenversicherung.

✦ Scheinselbstständigkeit ist keine Grauzone, sondern ein Stolperdraht. Wer wie ein Angestellter arbeitet, wird auch so behandelt – mit allen (teuren) Konsequenzen.

👍  Setze von Anfang an auf mehrere Kunden. Kundenvielfalt schützt nicht nur wirtschaftlich – sondern auch juristisch.

Schwarzarbeit: Was ist das eigentlich – und wo beginnt sie?

Der Begriff »Schwarzarbeit« klingt für manche nach einem harmlosen Nebenjob oder einem »Freundschaftsdienst« mit Trinkgeld«. Doch Vorsicht: Rein rechtlich ist die Sache glasklar – und brandgefährlich.

Schwarzarbeit ist kein Kavaliersdelikt, sondern eine:

»Illegale, bezahlte, aber nicht behördlich angemeldete Arbeit, Tätigkeit, für die keine Steuern und Sozialabgaben entrichtet werden.«
(Duden online)

Klingt nüchtern, ist aber juristisch hochbrisant. Denn wer in Deutschland gegen Entgelt arbeitet, ohne dabei

• ein Gewerbe angemeldet zu haben (wenn nötig),
• Steuern korrekt abzuführen,
• und/oder gegebenenfalls Sozialabgaben zu leisten (z. B. als Arbeitgeber),

der handelt mindestens ordnungswidrig und macht sich im schlimmsten Fall strafbar.

»Aber ich bin doch nur nebenbei als Schreibkraft tätig!«

Das ist kein Freifahrtschein. Auch wer nur ein paar Interviews oder Gutachten transkribiert – gegen Bezahlung und ohne ordentliche Anmeldung –, läuft in die Schwarzarbeitsfalle. Denn die Regelungen gelten nicht nur für Handwerker und Bauhelfer, sondern auch für Dienstleistungen wie Schreibarbeiten, Lektorate oder Büroassistenz.

Was zählt, ist nicht die Höhe des Honorars – sondern der Rechtsrahmen

Auch 50 Euro »unter der Hand« sind 50 Euro zu viel, wenn du:

• keine Rechnung schreibst,
• keine Umsatzsteuer (sofern pflichtig) meldest,
• keine Gewerbeanmeldung vorweisen kannst (sofern notwendig).

✦ Sobald du Geld für deine Leistung nimmst, bewegst du dich im rechtlichen Raum. Und der duldet keine Grauzonen.

Lieber sauber starten als später teuer stolpern

Wenn du ein Schreibbüro oder einen Schreibservice gründen willst, dann offiziell, rechtssicher und auf Augenhöhe.
Schwarzarbeit ist kein Kavaliersdelikt. Sie kann Geldbußen, Nachzahlungen, Vertragsstrafen und sogar ein Ermittlungsverfahren nach sich ziehen.

➡ Hol dir rechtliche Beratung, melde dein Gewerbe korrekt an – und mach von Anfang an alles sauber.

Mach's richtig: Deine Kunden – und deine Zukunft – werden es dir danken.

Was Subunternehmertum im Schreibbüro wirklich bedeutet

»Subunternehmer« klingt harmlos, ist es aber nicht. In der Praxis bedeutet dies:

Dein Dienstleister gibt dir Diktate, Interviews oder Transkriptionen zur Bearbeitung weiter – oft mit den exakten Anweisungen des Endkunden. Du arbeitest also nicht direkt mit dem Kunden, sondern ausschließlich für den Dienstleister.

✦ Datenschutz, Qualitätssicherung, Kundenkommunikation – all das muss klar geregelt sein. Der Dienstleister steht in der Verantwortung, dass sein Dienstleistungsvertrag und der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) wasserdicht sind.
Du bist nicht einfach nur Freiberufler. Du bist ein Glied in einer Dienstleistungskette – mit allen Rechten, aber auch allen Pflichten.

Klauseln mit Biss: Wettbewerbsverbot & Kundenschutz

Subunternehmerverträge enthalten oft Wettbewerbsverbote, Kundenschutzklauseln oder Einschränkungen in der Auftragsannahme.

Ignorier das nicht einfach. Was harmlos klingt, kann bei Verstoß eine Vertragsstrafe oder Abmahnung nach sich ziehen. Spätestens jetzt: Fachanwalt einschalten, bevor du etwas unterschreibst, das dir später die Luft abschnürt.

Finger weg vom Endkunden – auch wenn's juckt

Klar: Du bekommst bei deiner Arbeit Namen, Nummern oder Mailadressen mit.
Aber: Der Endkunde gehört nicht dir.

✦ Kontaktierst du den Endkunden auf eigene Faust – sei es für Rückfragen, Eigenwerbung oder neue Angebote – dann ist das ein klarer Verstoß gegen deine Rolle als Subunternehmer. Und ja: Das kann teuer werden – für dich und für deinen Ruf.

Kommunikationskette statt Direktleitung

Ein alltägliches Beispiel aus dem Subunternehmer-Alltag bei Nachfragen:
👉 Du fragst deinen Dienstleister,
👉 der fragt – falls nötig – seinen Kunden,
👉 bekommt die Antwort zurück und
👉 leitet sie an dich weiter.

Ja, das ist umständlich. Aber genau so läuft es, wenn du Subunternehmer bist. Wer keine Lust auf diesen Umweg hat, sollte nicht als Subunternehmer arbeiten.

Als Subunternehmer zum Dumpingpreis?

Vor allem bei Interviewtranskriptionen nach Minuten- oder Zeichenpreis lohnt sich ein genauer Blick, ob sich die Zusammenarbeit für dich überhaupt rechnet. Oft erhältst du nur einen Bruchteil des ursprünglichen Honorars – während dein Arbeitsaufwand ein Vielfaches davon beträgt. Für 60 Minuten Audio kannst du locker bis zu 300 Minuten Arbeit investieren.

Sind dein Know-how und deine Arbeitskraft wirklich so wenig wert, dass du sie zu Dumpingpreisen verschleuderst – wie Restposten auf dem Flohmarkt?

Besonders kritisch wird die Lage, wenn du exklusiv für einen einzigen Auftraggeber tätig bist (Stichwort: Scheinselbstständigkeit).
Im Ergebnis stehst du auf wackeligem juristischen und wirtschaftlichen Fundament.

Transparenzpflicht des Dienstleisters

Apropos: Dein Dienstleister ist verpflichtet, seine Kunden darüber zu informieren, dass er mit Subunternehmern arbeitet. Das ist keine Höflichkeit, das ist gesetzlich notwendig – vor allem im Hinblick auf Datenschutz (Stichwort: Art. 28 DSGVO).

Subunternehmer sein heißt mitspielen – nicht mitregeln
Du bist mittendrin – nicht außen vor.
Und damit mitten in einer juristischen Verantwortungskette. Wer Teil der Kette ist, kann sich nicht auf »Ich hab doch nur getippt« rausreden.

✔ Lies deine Verträge
✔ Prüfe Wettbewerbs- und Kundenschutzklauseln
✔ Lass dich juristisch beraten
✔ Und akzeptiere die Spielregeln – oder suche dir andere.

Toxische Kunden, ja, die gibt es auch, aber selten

Vorsicht vor faulen Angeboten – »Ich zahl bar, ohne Mehrwertsteuer«
Machtspielchen – nicht mit dir!

Beispiel 1 aus der Praxis:
Ein langjähriger Kunde – Angehöriger einer angesehenen Institution – kündigte plötzlich an, künftige Zahlungen nur noch bar leisten zu wollen: ohne Rechnung, ohne Mehrwertsteuer, ohne jede Dokumentation. Offenbar hatte ihm seine Position zu sehr den Blick getrübt – in seiner Wahrnehmung war ich inzwischen zur bloßen Tippkraft auf der untersten Ebene seiner internen Hierarchie geworden.
Ein Irrtum. Ich kenne den Wert meiner Arbeit – und den rechtlichen Rahmen, in dem sie stattfindet.
Solchen Versuchen ist mit Klarheit zu begegnen – und wenn nötig, mit Konsequenz. Ich habe die Zusammenarbeit sofort schriftlich beendet.

Beispiel 2 aus der Praxis:
Wenn der Kunde plötzlich Steuerrecht »spielt«
Ein Neukunde holte die von mir erfassten und ausgedruckten Diktattexte persönlich in meinem Büro ab. Ich überreichte ihm die ordnungsgemäße Rechnung inklusive Umsatzsteuer.
Er zückte sein Portemonnaie, zählte demonstrativ Scheine und Münzen – und hielt plötzlich inne. Mit erstaunlicher Selbstverständlichkeit verkündete er, die Mehrwertsteuer »ziehe er direkt ab«.
Absurder ging es kaum: Offenbar war er der Meinung, ich solle seine Umsatzsteuer aus eigener Tasche begleichen.
Ein Irrtum – mit Ansage.
Nach einem intensiven Hinweis auf die Rechtslage zahlte er den Gesamtbetrag. Und blieb ein Kunde auf Nimmerwiedersehen.

✦ Der Kunde ist nicht das Finanzamt. Wer eine ordnungsgemäße Rechnung erhält, hat den Bruttobetrag vollständig zu begleichen. Punkt. Eigenmächtige Steuerkürzungen sind nicht nur unzulässig, sie können sogar als Versuch gewertet werden, zur Steuerverkürzung zu nötigen.
Klares Nein. Du bist Dienstleister – kein Erfüllungsgehilfe für kreative Abrechnungsphantasien.

Büroservice vor Ort beim Auftraggeber

Eigene Technik, klare Regeln, Datenschutz first

Beim Arbeiten direkt in den Räumlichkeiten des Auftraggebers sind eigene Geräte Pflicht, ansonsten ist es eine Art »angestellt sein«, und es droht Scheinselbstständigkeit. Laptop oder Tablet gehören dir, darauf hast du die Aufträge zu tippen.

✦ Die Nutzung der firmeneigenen Computer ist tabu – datenschutzrechtlich geboten ist ausschließlich deine eigene Hardware inklusive Lizenzschutz, Firewalls und regelmäßigen Updates.
Dokumente werden erst nach Fertigstellung übertragen, und natürlich gibt es einen klaren Datenschutzvertrag, der regelt, wer was darf und warum.

Hinweis in eigener Sache

Dieser Leitfaden basiert auf meinen persönlichen Erfahrungen und soll dir eine erste Orientierung bieten. Er stellt jedoch keine rechtliche, steuerliche oder vertragliche Beratung dar und ersetzt diese nicht. Für verbindliche Auskünfte und individuelle Fragestellungen wende dich bitte stets an einen Steuerberater, Rechtsanwalt oder eine entsprechend qualifizierte Fachstelle.

Jegliche Haftung für Schäden oder Nachteile, die durch die Nutzung der hier bereitgestellten Informationen entstehen, wird ausdrücklich ausgeschlossen. Die Inhalte dienen ausschließlich der allgemeinen Information und sind nicht als verbindliche Rechtsquelle zu verstehen.

Gender-Hinweis

Zur sprachlichen Vereinfachung nutze ich das generische Maskulinum – selbstverständlich beziehen sich alle Angaben auf Menschen jeden Geschlechts.